Sie benötigen für ein Angebot den Preis und die Verfügbarkeit eines Rohmaterials oder eines anderen Produkts, greifen zum Telefonhörer und bekommen in wenigen Minuten die gewünschten Informationen. Sie schätzen diesen Service Ihres Lieferanten. Würden Sie es akzeptieren, wenn Ihr Lieferant Ihnen diese Auskünfte nicht umgehend geben könnte oder Sie sogar für Stunden oder Tage vertröstet?
Ihr Lieferant kann Ihnen diesen Service nur bieten, weil er aktuelle Preise inklusive Mengenrabatte und Lagerbestände im direkten Zugriff hat. Ohne Unterstützung einer stets aktualisierten Informationsdatenbank wären Sie vermutlich nicht mehr allzu lange sein Kunde. Daraus folgt, dass die Informationsverarbeitung auf Grund ihrer weiten Verbreitung heute weniger ein Wettbewerbsvorteil ist, sondern vielmehr ein Nicht-Nutzen einen erheblichen Wettbewerbsnachteil darstellt.
Die Verfügbarkeit aktueller Informationen ermöglicht jedoch nicht nur schnellere Reaktionszeiten, sie spart außerdem auch Zeit und Geld. Nachfolgend einige Beispiele, die den Wert von Informationen und einer effizienten Informationsverarbeitung verdeutlichen.
Beispiel Ergebnisanalyse
Wenn sich das Betriebsergebnis im Negativen wie im Positiven verändert, können dafür viele Faktoren die Ursache sein. Aktives, unternehmerisches Gestalten ist jedoch nur möglich, sofern die für den Erfolg maßgeblichen Faktoren benannt und mit Zahlen hinterlegt werden können. Umsatzzahlen für sich betrachtet haben durchaus eine gewisse Aussagekraft. Wie Sie sicherlich aus eigener Erfahrung wissen, gibt es aber höchst profitable Aufträge ebenso wie weniger profitable Aufträge.
Aktive Unternehmenspolitik bedeutet, Schwächen abbauen und Stärken ausbauen. Dazu ist es aber absolut notwendig, Stärken und Schwächen zu identifizieren. Daraus folgt, dass nur eine permanente Auftragsnachkalkulation diejenigen Informationen liefert, die zur Beurteilung der Ertragskraft einzelner Aufträge und Kunden notwendig sind. Dies gilt natürlich umso mehr, je mehr steigende Personal- und Rohstoffkosten stagnierenden oder gar sinkenden Verkaufserlösen eines Produkts gegenüberstehen. Nichts ist gefährlicher als schleichende Veränderungen bei Kosten und Erlösen, wenn sie nicht rechtzeitig bemerkt werden.
Beispiel Kundenservice
Nach dem Wandel vom Verkäufer- zum Käufermarkt in nahezu allen Branchen ist das Angebot teilweise um ein Vielfaches größer als die Nachfrage. Hinzu kommt, dass die Nachfrager nie zuvor besser über Produkte und Preise der Anbieter informiert waren. Wer im immer härter werdenden Wettbewerb bestehen will, muss besser sein als andere. Ein reiner Preiswettbewerb lässt sich gegenüber den Zulieferern aus dem asiatischen Raum, die sich immer stärker etablieren, kaum mehr durchhalten.
Exzellente Möglichkeiten zur Vermeidung des Preiswettbewerbs ergeben sich u.a. durch eine voll auf die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden ausgerichtete Organisation, was in der Literatur unter dem Stichwort „Kundenorientierung“ beschrieben ist. Natürlich ist das Preis-/Leistungsverhältnis nach wie vor der gewichtigste Faktor bei der Lieferantenbewertung. Mindestens ebenso wichtig sind jedoch beste Qualität der Produkte und Liefertermintreue, wie auch die vermehrte Rückkehr einstmals in Billiglohnländern ausgelagerte Zulieferindustrie zeigt. Der zusätzliche Nutzen ist also maßgeblich, wenn es darum geht, bei der Lieferantenbewertung Ihrer Kunden bessere Plätze zu ergattern. Am besten ist es, wenn Sie mit Ihren Kunden darüber sprechen. Sie werden sehen, dass Vieles ohne größeren Zusatzaufwand mit Unterstützung geeigneter Softwarelösungen machbar ist.
Beispiel Interne Administration
Viele, an sich notwendige administrative Arbeiten werden nicht ausgeführt, weil sie ohne technische Unterstützung schlicht zu aufwändig sind und/oder ihr Nutzen nicht sofort erkennbar ist. Erst wenn zu einem späteren Zeitpunkt, aus welchen Gründen auch immer, Informationen zu Kunden- und Fertigungsaufträgen oder aber zu telefonischen Vereinbarungen mit Kunden und Lieferanten benötigt werden, werden stets griffbereite, leicht auffindbare Dokumente und Notizen zum unschätzbaren Vorteil. Die meisten Dokumente wie CAD-Zeichnungen, E-Mails oder auch Faxe liegen bereits in digitalisierter Form vor, so dass sie lediglich Artikeln, Kunden oder Aufträgen zugeordnet werden müssen.
Das gleiche gilt natürlich auch für eine Vielzahl anderer Informationen, wie letzte Einkaufspeise und Lieferantenangebote oder auch individuelle Preis- und Mengenvereinbarungen mit Kunden und Lieferanten. Die Kalkulation selbst höchst komplexer Baugruppen oder Maschinen lässt sich im Handumdrehen bewerkstelligen, sofern nur noch die älteren EK-Preise durch Angebotseinholung aktualisiert werden müssen. Mit Hilfe gut organisierten Stücklisten und einer straffen Lagerverwaltung lassen sich problemlos Fehlteilelisten und daraus Bestellvorschläge und natürlich Bestellungen generieren, wodurch der gesamte Einkauf erheblich effizienter wird. Eine Bestellüberwachung ermöglicht bei Terminüberschreitungen rechtzeitige Klärung mit dem Lieferanten und gibt Hinweise auf eine eventuelle Produktionsverzögerung.
Chancen nutzen
Mehr und mehr wird das Internet zum Informations- und Kommunikationsmedium Nummer 1 – aus gutem Grund. Denn es ist derzeit kein preiswerteres Medium verfügbar, mit dem so viele Menschen erreichbar sind und ein genau auf ihre Bedürfnisse abgestimmtes Informationsangebot präsentiert werden kann. Dies gilt insbesondere für die Bereiche Vertrieb und Service. Immer mehr Unternehmer erkennen und nutzen deshalb die Möglichkeiten, die die modernen Kommunikationsmedien bieten. Selbst wer nur gelegentlich Waren und Dienstleistungen übers Internet beschafft, kann dabei feststellen, dass gegenüber der herkömmlichen Beschaffungsweise doch erhebliche Kostenvorteile zu erzielen sind. Der Vertrieb über Außendienstmitarbeiter ist teuer und muss zwangsläufig in den Abgabepreisen berücksichtigt werden.
Wie an den gesunkenen Umsätzen der Fluggesellschaften ersichtlich, haben auch die Geschäftsflüge rapid abgenommen und werden vermehrt durch Telefon-/Videokonferenzen ersetzt. Das ist nicht nur ein enormer Kostenvorteil, sondern schützt auch die Umwelt.
Es ist folglich leicht nachvollziehbar, dass die besten Erfolgschancen diejenigen Unternehmen haben, die beizeiten alle Möglichkeiten der Informationsverarbeitung nutzen.